Başarılı Bir Toplantının Olmazsa Olmazları
Toplantının Ucu Kaçmadan…
Önünüzde yetiştirilmesi gereken onlarca iş… Ama siz o toplantıdan bu toplantıya giriyorsunuz. Hiçbiri de verimli geçmiyor. Konular havada kalıyor. İpin ucu kaçmış ama kimse rahatsız görünmüyor. Toplantılar sanki karar almak için değil de bir mola vermek için yapılmış havasında geçiyor… Herkes önünde birer laptop ya da tablet, toplantıyı takip etmek yerine, ya e-postalarını cevaplıyor ya da günlük işlerini takip ediyor!
Başımızı kaşıyamayacak bir yoğunlukta koştururken zaman zaman hepimiz böyle toplantılara giriyoruz öyle değil mi? Hazır siz birilerini bir araya getirmişken başkaları da kendi konularını halledip çıkmak istiyor toplantıdan… Bir de bakmışsınız sizin konuya sıra gelemeden ya da bir karara bağlanmadan başka bir toplantıdasınız ya da başka bir iş için çalışmanız gerekiyor. Olmaz mı? Olur… Peki olmuyor mu? Oluyor…
Başarılı bir toplantının birçok bileşeni var. Evet ama içlerinden 2 tanesini olmazsa olmaz!
1. Toplantının tek bir konusu ya da amacı olmalı
2. Bu konu/amaç için çok iyi hazırlanmalısınız
Başınıza şu Murphy kanununun artık gelmesini istemiyorsanız ipleri elinize almanın zamanı!
“Bir işi ilk seferinde tam yapmak için yeterli zaman hiç olmaz ama düzeltmek için fazlasıyla zamanınız olur.”
1. Toplantının tek bir konusu ya da amacı olmalı
Sıkışıp kaldınız. Bir adım daha ilerleyebilmek için bir kararın verilmesi gerekiyor ama bu sizin tek başınıza vereceğiniz bir karar değil. Bu, zaten öyle olduğu bilinen bir konu olabilir (mesela yıllık pazarlama planı ve bütçesi) ya da zaten onaylanmış bir konuda ilerlerken karşınıza çıkan bir sorun olabilir (ürünün planlanan lansman tarihini kaydırmak gerekebilir).
Toplantılar bu kadar karışık geçebiliyorsa, neye odaklanmak gerektiği konusunu onca profesyonel bile gözden kaçırabiliyorsa verdiğim örnek basit olsun istedim.
Böyle bir toplantıda asıl amacınız nedir? Asıl önemli olan konu nedir? Hangi kararı alıp bu toplantıdan çıkmış olmanız gerekiyor? Tabi ki yeni lansman tarihini. Çok açık. Şimdi tekrar düşünmenizi istiyorum. Alınacak bu karar sadece sizi ve yaptığınız işi değil farklı departmanları, birlikte çalıştığınız üçüncü partileri ve onların işlerini de etkiliyor. Öyle değil mi?
Böyle bir toplantıya girdiğinizde amaç apaçık ortada olsa da çıkabilecek yan sorunlar toplantının konusunu bir anda başka yöne çekebilir. Haksız mıyım? Satış ekibi müşterilerle ilişkilerden dem vurur, finansman nakit akışı der, ajanslar yeni tarihlere uymak için çok yoğundurlar, matbaa baskıya giremez… Daha neler neler… Tüm bunların tartışılacağı yer hem bu toplantıdır hem de değildir. Neden mi? Yeni lansman tarihini bilmeden kimse bir adım öteye gidemez.
Kural 1:
Konunun dağılmaması için kendinize (ve herkese) sürekli hatırlatın:
Bugün burada neden toplandık?
2. Bu konu/amaç için çok iyi hazırlanmalısınız
Kural 2:
Toplantıya iyi hazırlanmak için bakınız kural 1
2.1. Toplantıya kimler katılmalı?
Yeni lansman tarihine karar verilecek. Departmanları tek tek burada saymayacağım. Ama şirket kültürüne, yetki alanınıza ya da davet edeceğiniz kişilerin yetki alanına bağlı olarak toplantının katılımcıları değişecektir. Çalıştığınız şirkette finansmana toplantı sonrası sadece bilgilendirme maili yetebilir ama üretim kesin katılmalıdır. Bilemiyorum. Farklı şirketlerde çalıştıysanız, sanki bunun tek doğrusu varmış gibi görünse de şirkete göre değişebileceğini bilirsiniz. İşte sizin bu kritik kararı doğru vermeniz toplantının başarısını da etkileyebilir. Peki toplantıya uzaktan katılması gereken birileri varsa konferans görüşme ayarlamalı mısınız? Her türlü detayı düşünmelisiniz…
2.2. Doğru kararın verilebilmesi ya da aktardıklarınızın akılda kalabilmesi için…
Lansman tarihi değişikliği örneğinde bir karar almanız gerekiyor ancak her toplantı karar almaya yönelik değildir. Bilgilendirmeye de yönelik olabilir. Kural 1: Paylaşacağınız bilgilere karar vermelisiniz. Tabi onları etkileyici bir şekilde sunmanız da önemli. Sunum da hazırlayacak mısınız? Gereksiz detaylardan çok “az ve öz” bilgi vermelisiniz, vücut dilinize dikkat etmelisiniz, biraz mizah da fena olmaz hani (işyerinde mizahın başarınıza katkısı için tıklayın). Peki internet bağlantısı gerekli mi? Bir de aktardığınız bilginin konuyu başka yöne çekip çekmeyeceğini çok iyi değerlendirmelisiniz. Toplantıya girmeden önce bu bilgilerin hangisi olduğunu bilirseniz, gerekmiyorsa bu bilgileri paylaşmazsınız; paylaşmanız gerekiyorsa da hazırlıklı olduğunuz için toplantının yönünü yine siz belirleyebilirsiniz.
2.3. Toplantının yerine, gününe ve zamanına karar verin
Çok katılımcılı toplantılar için herkese uygun gün ve saati belirlemek zorlayıcı olabilir, ama özellikle karar pozisyonunda olan yöneticilerin uygunluğunu birkaç telefon ya da mesaj trafiği ile teyit etmelisiniz. Yeri mi? Tabi ki şirketin toplantı odası diye aklınızdan geçirdiyseniz farklı alternatiflere açık olmakta fayda var derim. Önemli bir toplantının ortasında, siz ya da katılımcılardan herhangi biri olmadan da çözülecek bir sorun sadece orada olduğunuz için dönüp dolaşıp sizi bulmadı mı daha önce? Ofiste olmanın verdiği rahatlıkla ara verip bir şeyleri halledip geri geldiğiniz hiç olmadı mı?
Cevabınız evetse bir hazır ofisin toplantı salonunu kiralamak sizin için iyi bir çözüm olabilir. Aklınızın bir köşesinde olsun… Hem siz toplantınızın sadece bilgi hazırlığını yaparken, onlar da teknik ve diğer konuları sizin için hallediyor olacak… Bu durumda farklı konum ve toplantı odası alternatifleri için Plaza Cubes toplantı odalarına göz atmanızı öneririz.
Toplantı daveti attıysanız zaten “hatırlatma mesajı” gidecektir Ama işi şansa bırakmayıp bunu bizzat sizin yapmanızda fayda var.
2.4. Gündemi siz belirlemek istiyorsanız gündemi de siz yayınlamalısınız…
Evet Kural 1, ana konuyu, amacınızı belirleyin diyor. Bu ona ters düşen bir madde değil, onu destekleyen bir madde. Konunun sağa sola eğilip bükülmemesi için ana konuyu etkileyebilecek yan başlıkları düşünüp gündemi belirlemelisiniz. Böylece gündem dışı konular, gündem dışı kalır…
2.5. Gündemde kararı etkileyecek bilgiler varsa herkesin önceden biliyor olmasında fayda var…
Sizin bilmeniz yeterli olmayabilir. İlk kez duyulan bazı bilgilerin sindirilmesi, uzun uzun düşünülmesi gerekebilir. Toplantı öncesi katılımcılarla paylaşmanız gerekenler neler? Herkese değerlendirmek için yeterli zaman tanıyacak şekilde bu bilgileri önceden paylaşmalısınız.
2.6. Vakit nakittir!
Şu ana kadar toplantının “tam isabet” olması için elinizden geleni ardınıza koymadınız. Son bir şey kaldı. Tam vaktinde başlayın, planladığınız sürede bitirin. Zaten toplantıda karşılaşabileceğiniz her şeyi önceden listeleyip planladığınız, toplantı mekanını oturma düzeninden gerekli ekipmanlara kadar hazırladığınız için dikkatin başka konulara kaymasını ya da bir konuyu uzun uzun anlatmanızı gerektirecek gereksiz vakit kayıplarını da önceden engellemiş oldunuz.
2.7. Her işin başı takip!
Bu iş sizin işiniz. Takip etmeden bir yere varamazsınız. Toplantı sonrası toplantı notlarını yayınlamalı, sonrasında e-postalar, kısa toplantılar ya da takip için ne gerekiyorsa planlamalısınız.
Toplantıların ucunu kaçırmazsanız, işlerinizin de ucu kaçmamış olur! Çünkü vaktiniz gerçekten çok değerli.
